Passer une semaine à l’intérieur de cette grande machine à préparer les commandes, rien de tel pour comprendre comment celle-ci vit et respire. Chez Agricovert, la fine équipe (8 personnes) démarre chaque jour entre 8h et 8h30. Les jeudis et vendredis, qui sont justement les jours de livraison des paniers, l’équipe peut commencer plus tôt. Quel travail et quel parcours avant la reprise sur votre lieu de dépôt ! Venez à la découverte d’une machine bien rodée qui manipule pendant cinq jours une quantité impressionnante de marchandises.
LUNDI, 9 heures du matin. L’ambiance monte, la plate-forme regroupant les postes individuels de conditionnement (photo1) et les plateaux pour les paniers se met rapidement en place. On range, on donne un dernier coup pour la mise au net des espaces de travail. On regroupe et trie les fruits et légumes encore disponibles à la fin de la semaine précédente et les quatre jours d’ouverture du magasin (mercredi, jeudi, vendredi et samedi).
On fait les inventaires des différents produits pour pouvoir commander ce qui est urgent et trier le frais. Les légumes racines sont également passés en revue. Le site de commande en ligne se clôture à 11 heures et l’équipe administrative composée le matin de Muriel et Loïc a déjà abattu pas mal de boulot pour corriger les nombreuses commandes déjà reçues, peut-être incomplètes, ou modifiées par les clients (remplacer les panais par une courge, 3kg au lieu de 5, etc).
Suite au mail de rappel de la veille, les retardataires se précipitent encore pour réserver leurs produits. Les magasins et les producteurs partenaires font également leurs propres commandes pour la semaine. Sur place, tout le monde est dans l’attente des chiffres définitifs qui donneront l’ampleur du travail pour toute la semaine. Puis, ça y est, les verdicts tombent ! La machine passe à la vitesse supérieure: le nombre de paniers, petits, moyens, grands, Big, les vracs D1, D2, D3, … sont annoncés à la cantonade par « le boss », Ho Chul, et notés sur les grands tableaux de la salle de travail. Ceux-ci serviront de point de repères pour les avancées de chaque jour. Hervé note consciencieusement et est prêt à démarrer, avec Catharina et André, les étiquetages des premiers paquets de vrac (pommes-poires, vrac de courges ou pommes de terre, agrumes, …).
David et Eric terminent le tri des légumes et se lancent dans les casiers de sec (jus, farine, biscuits, miel, …).
L’autre repère indispensable, c’est l’étiquetage : chaque produit fait l’objet d’une identification précise (le contenu, la quantité ou le poids, le nom du dépôt et celui du client), une carte d’identité qui va le suivre jusqu’à sa destination finale et qui permettra de vérifier régulièrement que celui-ci est bien aiguillé. Dès la clôture des commandes, des centaines d’étiquettes sont ainsi imprimées et compilées. Elles seront plus tard collées sur les différents contenants et sacs d’abord vides, triés par produit, puis remplis au cours de la semaine en fonction des disponibilités et des priorités, les plus fragiles en dernier lieu (photo2). En moyenne par semaine, 1500 produits sont manutentionés par l’équipe!
Agricovert vous fournit évidemment les produits les plus frais et le grand round des commandes vers les producteurs de la coopérative peut maintenant commencer. Il faudra tenir compte des spécificités et productions de chacun d’entre eux, ainsi que de leurs disponibilités en quantité, en fonction de la saison.
Ho Chul manipule ses tableaux de planification dans tous les sens, avec le souci constant d’équilibrer les demandes (tous vivent de la coopérative et ont organisé leur production en fonction) et de disposer de réserves suffisantes pour alimenter en plus le magasin. Chaque catégorie est passée en revue : légumes, fruits, fromages, pains, jus, champignons, … et la mécanique administrative et comptable assure derrière également. Muriel et Loïc sont encore plongées dans les documents de commandes, les factures, les ajouts imprévus, les demandes des producteurs.Sans compter les écritures comptables de la semaine précédente, qu’il faut encore encoder.Beaucoup de clients appellent pour des renseignements et obtiennent dans la plupart des cas satisfaction.
MARDI matin, le hangar de la coopérative a tout l’air d’une ruche. A l’arrière du bâtiment, le poste de réception des marchandises est aussi celui qui se charge de préparer les commandes que se passent les producteurs entre eux (c’est aussi une des missions de la coopérative) : Loïc gère le stock et dispose ses étiquettes sur un grand tableau métallique (photo3). Une à une, elles seront reprises pour s’afficher sur les caisses enfin prêtes. A 10 heures, le clairon est sonné : réunion d’équipe. En 30 minutes, chacun exprime ses souhaits, ses inquiétudes et fait ses remarques. Les réussites mais surtout les imperfections et erreurs de la semaine précédente sont passées en revue, uniquement dans le but constant d’améliorer la qualité du service… Il n’est pas question de chercher des responsables à blâmer. « On est tous dans le même panier !» dira Ho Chul, avec l’objectif en tête de rendre chacun et la structure commune les plus autonomes possible. Les instructions pour la suite de la journée clôturent ce moment de pause indispensable.
Les piles de caisses des premiers vracs sont maintenant mises de côté pour le futur dispatching par point de dépôt. Les plus expérimentés encadrent les collègues récemment arrivés et vérifient plusieurs fois les quantités, la qualité des légumes, si le remplissage correspond bien à l’étiquette, si le nombre total de paquets est bien correct. Les doigts et les mains volent sur le tableau pour contrôler l’avancement et effacer les rubriques dont la préparation est terminée. Les premiers légumes (courges ou racines) tombent dans le fond des paniers alignés depuis la veille, en nombre exact, sur les rangées de préparation. Jusqu’au bout de l’après-midi, au fur et à mesure des arrivages, tout ce qu’il est possible de préparer est mis en sacs, boîtes, sachets, puis caisses et regroupé par point de dépôt, en fonction des tournées.
Voici MERCREDI, LE jour principal de préparation des paniers destinés à être livrés un peu partout dans le Namurois, le « BW » le jeudi et à Bruxelles le vendredi. Cerise sur le gâteau, c’est aujourd’hui que beaucoup de producteurs viennent également livrer leur marchandise. Une grosse journée donc. Le travail est organisé, presque mécanique. Les cases non-vides du tableau restent nombreuses et variées. Elles contraignent constamment chacun à une attention redoublée lorsqu’ils vont se servir dans les cageots de légumes empilés au milieu du hangar, la chambre froide ou dans les réserves. Chaque chose a sa place, l’idéal étant de réaliser le moins de déplacement possible. Heureusement les chariots à roulettes et autres transpalettes sont bien utiles pour gérer les stocks par piles de caisses.Midi approche et les ventres gargouillent. « On peut aller manger, mais on le fait par moitié d’équipe. Sinon, avec le retard qu’on a, on ne va jamais y arriver», lance Ho Chul alors que les producteurs se font toujours attendre. Direction la petite salle à manger. Équipée d’une baie vitrée donnant sur le hangar, elle permet d’observer un peu plus au chaud le bal des légumes. La météo pourrie de ce mois de février rend l’atmosphère humide. « Et encore, nous étions auparavant dans un autre dépôt qui était plus froid » sourit Hervé en mangeant ses tartines. Trêve de discussions, les producteurs sont enfin là. « Et évidemment ils vont tous arriver en même temps ».
Muriel se débat avec les fromages. Elle travaille aujourd’hui en partie au magasin : « Agricovert demande beaucoup de polyvalence ». Ils sont en effet quelques-uns à passer d’une tâche à l’autre, à un rythme qui ne faiblit pas. Dans l’entre-temps, les clients commencent à défiler. Une petite ambiance de coup de feu s’installe. Lorsqu’un producteur arrive, il faut l’aider à empiler ses caisses, les transférer sur un diable, les amener dans le hall intérieur, en pensant à retirer ce qui peut être stocké immédiatement. Un travail parfois pénible pour le dos.
De temps en temps, les producteurs prennent un peu de temps pour discuter, causer de la taille et de la qualité des légumes. Deux d’entre eux sont en train de deviser à propos de carottes qui ont un peu souffert lors de la récolte faite à la machine. On s’échange des conseils aussi. Tout doucement, la journée passe, les verdures sont préparées en dernier lieu. Il ne faut pas oublier non plus les fromages ou les beurres tenus au frais, ainsi que les Pic Nic Pockets et les plats préparés, récemment ajoutés à la gamme, et confectionnés sur place par Henry, qui s’anime toute la semaine dans la cuisinerie. On finira un tout petit peu plus tard aujourd’hui, mais pas autant que ce que le retard du matin pouvait laisser penser. L’équipe a bien bossé, tout est prêt pour la mise en camionnette du lendemain matin (photo4)!
JEUDI, on place les légumes-feuilles dans les paniers, c’est l’occasion d’une dernière vérification (ici il manque le chou vert, dans un autre il y a trop peu de carottes, …). Puis ceux-ci sont également triés par dépôt et une partie rejoint déjà le hangar où les deux camionnettes sont préparées pour les tournées de Namur et du Brabant wallon. Les autres sont mis au frais et partiront le lendemain dès 8 heures pour les deux parcours à Bruxelles. 
La vigilance est toujours de mise, il faut comparer les listes de produits par dépôt et vérifier que les totaux collent bien avec le nombre de colis emportés. On compte deux fois, chacun est le vérificateur d’un autre. Quand le compte y est pour toute la tournée, on peut embarquer en n’oubliant pas de disposer les caisses en fonction de l’ordre de passage.Voilà, les deux cubes jaunes marqués aux couleurs d’Agricovert s’ébranlent vers leurs destinations, et tout sera encore une fois revérifié au déchargement.
Quel boulot, quel travail d’équipe ! C’est chaque semaine une nouvelle aventure pour faire vivre ce projet, qui rassemble des hommes et des femmes, travailleurs, producteurs et consom’acteurs, tous impliqués dans la même ambition de qualité et de goût, mais aussi d’autonomie, de coopération, d’échanges et de développement plus humain grâce à l’agriculture biologique et familiale. JPH